Иркутская нефтяная компания — один из крупнейших независимых производителей углеводородов в России. Помимо добычи, ИНК реализует масштабные строительные проекты: Иркутский завод полимеров, газохимический кластер, объекты на месторождениях в Иркутской области, Якутии и Красноярском крае. В пиковые периоды строительства на объектах компании одновременно работали до 5 000 пользователей в единой информационной системе, а пул подрядных организаций достигал 300 юридических лиц.
В 2020 году перед компанией встала задача — перевести строительный контроль и исполнительную документацию в цифровой формат.
Спустя пять лет цифровой процесс формирования ИД и стройконтроля выстроен на большинстве объектов, запущены интеграции с внутренними системами планирования, снабжения и технического документооборота, внедрена квалифицированная электронная подпись на поднадзорных объектах.
В этом материале — открытый разговор с Анастасией Гулевич, руководителем портфеля продуктов департамента цифровых решений технологий строительства ИНК, и командой сопровождения системы Адепт. Без прикрас: какие решения сработали, на каких этапах пришлось перестраивать процессы, почему подрядчиков пришлось подключать за счёт заказчика и что в ИНК советуют компаниям, которые только планируют подобный переход.
Отправная точка
До 2020 года строительный контроль и исполнительная документация в ИНК велись преимущественно в Excel и на бумажных носителях. Файлы пересылались по электронной почте, согласования требовали телефонных звонков и уточнений, а итоговые комплекты документов формировались вручную.
Такой подход создавал несколько системных проблем:
Логистика и время. Объекты ИНК расположены на значительном расстоянии друг от друга — от Иркутской области до Якутии и Красноярского края. Инженерам строительного контроля приходилось тратить по 1–2 часа на дорогу между объектами (кустами) только для того, чтобы подписать бумажные акты. Если в документации обнаруживались замечания, процесс повторялся: возврат, исправление, печать, повторная поездка.
Непрозрачность процессов. В Excel невозможно было оперативно увидеть полную картину: на каком объекте какой объём замечаний, где подрядчик не успевает устранять предписания, где документация отстаёт от графика работ. Руководство получало информацию с задержкой и в агрегированном виде.
Долгие согласования. Отправка файла по почте, ожидание ответа, уточнения, повторные согласования — процесс занимал дни, а иногда и недели. Фотофиксация устранённых замечаний отсутствовала или велась несистемно.
В 2020 году к этим проблемам добавился внешний фактор — пандемия и связанные с ней ограничения на перемещения между объектами. Для компании с непрерывным производством это означало необходимость выстроить взаимодействие с минимальным физическим контактом.
Первым шагом стал поиск информационной системы для ведения строительного контроля — фиксации замечаний и предписаний. Однако очень быстро стало очевидно, что замечания нельзя вести изолированно: они должны быть привязаны к исполнительной документации, графикам работ и входному контролю материалов. Так сформировался запрос на комплексное решение, которое закроет весь цикл — от инспекции до формирования комплектов ИД.
Выбор решения
Первым опытом цифровизации в ИНК стала другая информационная система — её начали использовать для ведения замечаний строительного контроля. Однако довольно быстро стало очевидно, что точечного решения недостаточно.
«Мы начали работать с замечаниями и предписаниями, но пришли к тому, что кроме замечаний нам нужно видеть больше. Замечания должны быть привязаны к работам, к инспекциям, к исполнительной документации. И отсюда появился запрос на систему, в которой уже есть набор базовых модулей, позволяющий закрыть не только строительный контроль, но и модуль исполнительной документации», — рассказывает Анастасия Гулевич.
Компания начала поиск комплексного решения на рынке. Провели опрос подрядных организаций о том, с какими системами они работали. Параллельно поступила рекомендация от одного из партнёров обратить внимание на «Адепт: Исполнительная документация».
При выборе для ИНК было важно не только наличие нужных функций в системе. Команда оценивала и опыт компании-разработчика, и возможность долгосрочной поддержки системы.
Факторы, которые повлияли на выбор:
Известность и опыт вендора. К моменту выбора решения, компания «Адепт» уже имела устойчивую репутацию на рынке. Её линейка продуктов, таких как «Адепт: Проект», «Адепт:Управление строительством», «Адепт: Исполнительная документация» — была широко известна в строительной отрасли. Это означало, что вендор не первый год на рынке и имеет опыт сопровождения крупных заказчиков.
Наличие команды разработки и поддержки. Для ИНК было критично понимать, что вендор сможет не только поставить систему, но и развивать её, оперативно реагировать на изменения в нормативных требованиях, выпускать обновления.
Отзывы подрядчиков. Несколько подрядных организаций уже имели опыт работы с решениями «Адепт». Это стало важным сигналом: система рабочая, проверенная в реальных условиях.
«Мы достаточно быстро приняли решение. Выбирали компанию, которая может выстроить информационную систему и поддерживать её. И, конечно, отзывы подрядчиков сыграли свой, наверное, в том числе решающий фактор — значит, система работающая, если люди там уже работали», — отмечает Анастасия.
Решение о внедрении было принято оперативно, без длительных согласований и пилотов на одном объекте. В ИНК решили заходить сразу на несколько объектов, чтобы быстрее получить обратную связь и выстроить процессы.
Стратегия внедрения
Изначально в ИНК планировали закупить 40 лицензий для собственных сотрудников — инженерно-технического персонала, строительного контроля. Расчёт был простой: этого должно хватить для старта, затраты приемлемые.
Однако очень быстро возник вопрос: как работать подрядчикам? Они формируют исполнительную документацию, фиксируют факт выполнения работ, загружают документы о качестве материалов. Без их участия система не работает.
Возникла дилемма: подрядчик должен сам приобретать лицензии или заказчик предоставляет доступ?
«Мы посовещались внутри компании и приняли для себя решение, что это наша ответственность — предоставлять всем, кто работает на наших объектах, доступ к информационной системе для работы с нашими документами», — объясняет Анастасия Гулевич.
Это решение стало одним из ключевых факторов успеха. Подрядчикам не нужно было согласовывать покупку софта, проходить внутренние процедуры закупки. Они просто получали учётные записи и начинали работать.
Следующий этап — договорная работа.
В контракты с подрядными организациями был внесён пункт об обязательном ведении исполнительной документации в информационной системе заказчика. Формулировка простая: «Заказчик предоставляет информационную систему. Подрядчик обязан в ней работать».
ИНК обеспечивала:
Учётные записи для всех сотрудников подрядчика
Доступ к обучающим материалам
Консультирование по техническим вопросам
Когда это стало прописано в договорах, вопросы «почему мы должны работать в вашей системе» отпали.
Параллельно выстраивалась система мотивации.
На начальном этапе — обучение, поддержка, разъяснения.
Но если подрядчик отказывался работать в системе, следовали последствия: без записи в информационной системе не происходило подписание объёмов выполненных работ. Выдавались предписания от строительного контроля.
«Мы до сих пор, вот, 5 лет прошло, еженедельно проводим встречи с нашими подрядными организациями. Потому что у нас нет такого, что мы выбрали 5 подрядчиков, с ними 5 лет работаем. Люди меняются, подрядные организации меняются, объёмы стройки меняются. Мы стараемся отвечать на вопросы, улучшать продукт по запросам подрядчиков, слушать их», — отмечает Анастасия.
Такой подход позволил выстроить не просто формальное требование, а рабочий процесс с обратной связью.
Работа с пользователями
Внедрение информационной системы — это не только технология, но и люди. В ИНК очень быстро поняли: недостаточно купить лицензии и прописать требования в договорах. Нужно выстроить систему обучения и поддержки.
Эволюция обучения
На начальном этапе обучение было массовым: три раза в неделю, всех сотрудников всем функциям. Это была ошибка.
«Потом мы поняли, что стройконтроль — это одни специалисты, входной контроль — другие, исполнительная документация — третьи. Это могут быть три разных человека или один человек, в зависимости от объёма работы подрядной организации. Соответственно, выстроили систему обучения с проверкой знаний», — вспоминает Анастасия.
Появился формат «день вопросов-ответов» — время, когда пользователи могли прийти с конкретными вопросами по своей работе в системе. Это снизило количество типовых обращений и ускорило адаптацию.
Поддержка 24/7
Объекты ИНК расположены в разных часовых поясах — от Иркутска до Москвы. Вопросы могли начаться в 6 утра по Иркутску и продолжиться в полночь по Москве.
Для оперативной поддержки создали чат с подрядными организациями. Сначала это был WhatsApp, потом перешли на Telegram, сейчас — VK Teams.
«Мы достигли своей цели, когда выгнали "пэтэошников" с наших месторождений и стали замечать, что по большей части люди работают уже даже не в Иркутске, а где-то на Западе. Можно взять сотрудника в любой точке мира, главное, чтобы был интернет. И, соответственно, вопросы шли. Вот этот чат позволял более оперативно отрабатывать замечания, ошибки, пожелания», — объясняет Анастасия.
В чате возник эффект взаимопомощи: подрядчики начали помогать друг другу быстрее, чем техническая поддержка.
«У нас был организован чат технической поддержки, где подрядчики даже помогали друг другу. Один подрядчик задаёт вопрос, второй быстрее технической поддержки отвечает и помогает ему», — добавляет Ирина Михалёва, руководитель проектов «Адепт».
Преодоление сопротивления.
Сопротивление было с двух сторон.
Со стороны подрядчиков: некоторые показывали свои макросы в Excel и говорили, что одним нажатием кнопки формируют 10 актов.
«Я не спорю, что действительно эта система может не перекрывать все макросы.. Но здесь немножко про другое. Не про скорость формирования исполнительной документации, а вопрос про прозрачность, возможность подписания. И понимали, что без подписания электронными цифровыми подписями мы дальше не поедем. Конечно, никакой макрос Excel это не сделает», — отмечает Анастасия.
Со стороны собственных сотрудников: инженеры привыкли к бумаге, к Excel. Приходилось буквально «водить за руку» — показывать, как зайти в систему, как подписать документ.
«У нас до сих пор эта практика присылания отчётов по незакрытым задачам. Вот, 5 лет у нас прошло, мы до сих пор это используем. Но в основном, конечно, больше теперь по подрядчикам, потому что у заказчиков приходят уведомления на почту, и они более дисциплинированны стали», — рассказывает Анастасия.
Были и сложности с базовой цифровой грамотностью.
«Есть люди, которым нам приходилось объяснять, что такое браузер. Мы работаем в браузере, и соответственно, мы говорим: "обновите вкладку, откройте браузер". Или там: "почистите кэш". И люди говорили: "а что такое браузер? А куда мне пойти?" Вот таких нюансов было много», — делится Анастасия.
Постоянное обучение
Каждый новый модуль — это новое обучение. Сначала был стройконтроль, потом исполнительная документация, потом пусконаладочные работы, сварочное производство, КС-14.
«Мы до сих пор учим заказчиков. Потому что появляются новые модули. И вот, с чем им придётся столкнуться — каждый новый модуль, это каждый раз новое обучение всех тех сотрудников, которые работают в этом процессе», — отмечает Анастасия.
Добавляется фактор миграции персонала: люди переходят из одной подрядной организации в другую, их нужно переобучать. Для этого используется база знаний, созданная совместно с вендором, и типовые инструкции.
Интеграции и экосистема
Информационная система для исполнительной документации не может работать изолированно. В ИНК это поняли очень быстро и начали выстраивать интеграции с внутренними системами компании , превращая «Адепт» в часть единого IT-ландшафта.
Рабочая документация: исключение дублирования
Изначально каждый подрядчик самостоятельно загружал рабочую документацию в систему. На объекте могло быть до 10 подрядных организаций — и все загружали одни и те же чертежи. Объёмы хранимых данных возрастали в 10 раз.
Решение: ИНК начала централизованно загружать утверждённую рабочую документацию.
«Мы сказали: "Ребята, давайте мы вам будем загружать рабочую документацию со штампом "Утверждено в производство работ". И при каждом обновлении вы будете автоматически получать актуальную версию. Тем самым, вам не надо её грузить в систему. Документация стала доступна для работы и для выбора в качестве ссылки при формировании актов», — объясняет Анастасия.
Это решение исключило дублирование и обеспечило единый источник информации по документации.
График производства работ
Изначально подрядчик мог самостоятельно заводить объёмы работ. Но это создавало рассинхронизацию с плановыми показателями, а планировщикам приходилось вручную собирать факт выполнения работ в Excel.
Решение: график производства работ интегрировали в систему. Подрядчик выбирает работы из утверждённого графика, проставляет ежедневный факт выполнения, формирует акты с привязкой к графику. Происходит двусторонний обмен: ИНК передаёт график, обратно получает оперативный факт в систему календарного сетевого планирования.
«Это сложная интеграция. Сначала было очень много негатива. Потом добавили возможность подрядчику дополнять неучтённые объёмы. Вот это взаимодействие выстраивали года полтора, чтобы всё работало в том виде, который есть сейчас. Планировщики видят отставание в реальном времени и могут оперативно принимать меры», — отмечает Анастасия.
Входной контроль и материалы: автоматизация поставок
Когда заказчик осуществляет крупные поставки материалов, подрядным организациям важно знать, когда что придёт, чтобы планировать работы.
Данные о поставках поступают из внутренней системы материально-технического обеспечения и обновляются автоматически раз в сутки. Подрядчики могут видеть прогнозные даты поступления материалов и планировать работы.
Параллельно выстраивается процесс получения документов о качества: ИНК требует от поставщиков документы в электронном виде и загружает их к поставкам. Когда материалы выдаются конкретной организации, документ автоматически подгружается в систему и доступен для прикладывания к актам входного контроля.
Технический и электронный документооборот
Вся техническая документация — проектная, рабочая, замечания проектировщикам — ведётся в системе 1С:APIUS. Для подписания КС-2 и сопроводительной документации используется оператор ЭДО через личный кабинет контрагента. Эти решения были выстроены ещё до появления соответствующего функционала в «Адепт».
«В системе "Адепт" мы уже получаем готовые документы — согласованные в системе технического документооборота — и используем их для заполнения исполнительной документации», — поясняет Анастасия.
Это типичная практика: у крупных заказчиков уже существует система технического документооборота, и новая система интегрируется с ней.
Итог: система как часть IT-ландшафта
Выстроенные интеграции позволили:
Исключить дублирование данных и файлов
Автоматизировать обновление информации
Обеспечить прозрачность процессов
Снизить нагрузку на пользователей
Выстроить единый источник информации по проекту
«Система Адепт стала высокоинтегрированной в наш IT-контур и неотъемлемой частью нашего IT-ландшафта», — резюмирует Анастасия.
Результаты и выводы
За пять лет в ИНК выстроили масштабную цифровую экосистему. В пиковые периоды строительства Иркутского завода полимеров в системе одновременно работали до 5 000 пользователей. Пул подрядных организаций достигал 300 юридических лиц. Объёмы данных измеряются сотнями гигабайт: при миграции на новую версию системы было перенесено 700 ГБ данных, более 1 000 актов и инспекций.
Что изменилось:
Время на согласования сократилось кратно. Если раньше процесс занимал дни и недели, то теперь согласование происходит в системе за часы. Прозрачность стала полной: руководство видит статус любого объекта в любой точке Сибири без звонков и командировок.
«В целом выстроенный процесс согласования — это для нас, конечно, стало победой, что можно очень быстро это делать. Именно процесс согласования в системе», — отмечает Анастасия.
Система в цифрах: состояние на 2026 год
Пользователи — 2 715 человек:
подрядчики — 1 097;
заказчик — 1 116;
строительный контроль — 280;
авторский надзор — 26;
Проекты — 1 322 объекта.
Блок СМР:
инспекций проведено — 192 224 (из них 130 993 закрыты, 13 128 в работе);
актов освидетельствования — 65 795;
актов входного контроля — 76 627;
общих и специальных журналов работ — 5 043;
журналов входного контроля — 3 954;
Блок ПНР:
инспекций ПНР — 8 519;
замечаний ПНР — 57 130.
Сейчас это полноценная рабочая среда, в которой ежедневно фиксируются десятки тысяч событий — от входного контроля материалов до инспекций.
Электронная подпись: отдельный вызов
Начинали с простой системной подписи. Потом перешли на усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) — она стала основным типом для большинства документов. На поднадзорных объектах внедрена усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
На начальном этапе было много сопротивления. Пришлось объяснять подрядчикам необходимость получения УКЭП (стоимость — около 5 000 рублей), выстраивать обучение по работе с плагинами для браузера, инструктировать по правильному подписанию документов.
Взаимодействие с госорганами
Система не интегрирована с ГСН и РТН — госорганы пока не готовы принимать данные в электронном виде.
«Мы ездили, уточняли, и всегда нам говорили: "Ребята, вы, конечно, молодцы, подождите немножко". Вот так мы и ждём», — делится Анастасия.
Решение: система используется как «цифровой черновик». Весь процесс, согласования, подписи проходят внутри. Это гарантирует идеальный цифровой архив и прозрачность. Когда объект готов, реестр выгружается и (пока что) распечатывается для сдачи инспектору.
На некоторых объектах уже ведут исполнительную документацию полностью в цифре с подписанием УКЭП, без дублирования на бумагу.
«Мы не ждём, пока ГСН созреет. Мы наводим порядок у себя. Когда государство будет готово принять данные, у нас они уже будут структурированы и подписаны», — отмечает Анастасия.
Главный вывод
Главный вывод ИНК — цифровизация строительства — это не разовое внедрение, а непрерывный процесс.
«Цифровая гигиена — это очень долго настраиваемая история», — резюмирует Анастасия.
Ирина Михалёва, руководитель проекта со стороны Адепт формулирует практический совет для компаний, которые только планируют подобный переход:
«Для того, чтобы настроить процесс формирования исполнительной документации и проведения строительного контроля в электронном виде, нужно закладывать минимум год, если у вас большое количество объектов и подрядчиков. Для того, чтобы наладить этот процесс и только потом уже выходить на взаимодействие с Госстройнадзором. По щелчку это быстро не делается».
Планы на будущее:
За пять лет сотрудничества по запросам ИНК разработаны и внедрены модули «Адепт:ПНР» (пусконаладочные работы) и «Адепт:Сварка» (система для управления сварочным производством), закрывающие специфические процессы компании. Также эти блоки теперь доступны всем пользователям системы.
Сейчас фокус сместился с создания новых модулей на повышение удобства повседневной работы. В ИНК собрали бэклог пожеланий от пользователей — это точечные доработки, которые будут экономить время специалистов: автоматическое подтягивание смежных данных, автозаполнение повторяющихся полей, понятная навигация и сокращение количества лишних кликов и т.п.
«Мы собрали бэклог пожеланий, чтобы сделать систему удобнее. Пусть это будут мелкие доработки, но они действительно облегчают труд пользователя. Если мы реализуем эту задумку, работать в системе станет комфортно, и количество сотрудников, которые делают это с удовольствием, только вырастет», — отмечает Анастасия.
Все доработки, которые заказывает ИНК, становятся доступны всем клиентам экосистемы.
Это создаёт эффект масштаба: опыт одного заказчика улучшает продукт для всего рынка.
Посмотреть все возможности системы «Адепт: Исполнительная документация». Запишитесь на демонстрацию — покажем, как система работает в реальных проектах.
