Учет проектно-сметной документации

Общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации

Стандарт ГОСТ Р 21.1003-2009 устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

На основе этого стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

Возникает вопрос: как реализовать схему учета проектно-сметной документации в автоматизированной системе и какой вариант учета будет правильным для вашей организации.

Учет в общей ECM - системе организации

ЕСМ-система создает единое информационное пространство для всей компании, решает вопросы автоматизации учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрации всех внутренних документов, хранение в системе архивных документов. В ЕСМ – системе обрабатываются поручения и задания, управленческая информация.

Учет проектно-сметной документации является частным случаем учета технической документации и его документооборота кажется логичным включить его в общую систему.

Специфика хранения и учета проектно-сметной документации

Для каждого объекта строительства формируется свой уникальный комплект проектно-сметной документации. Он включает текстовую часть и графическую часть. Комплектность и содержание проектной документации устанавливается законодательно (Градосторительный кодекс РФ) и регулируется государственными стандартами.

Текстовые проектные материалы должны содержать сведения об объекте строительства, перечень принятых инженерно-технических решений, пояснительную записку, ссылки на нормативно-технические документы, регламентирующие подготовку проектной документации, а так же проектные расчеты, обосновывающие принятые решения.

Графическая часть содержит чертежи, на которых отображаются принятые проектно-технические решения в виде схем, планов и других документов в графической форме.

Графический материал (чертежи) отражает архитектурно-планировочные, конструктивно-компоновочные и технологические решения. Расчётно-пояснительная записка содержит сведения, обосновывающие техническую возможность строительства, надёжность и безопасность работы в конкретных условиях. Сметно-экономическая часть определяет стоимость строительства, обосновывает целесообразность затрат финансовых, материально-технических и трудовых ресурсов.

То есть возникает вопрос о значительной доработке ЕСМ - системы, чтобы учесть все нюансы учета ПСД.

Но при этом мы имеем единый интерфейс работы для всей организации и унифицированные приёмы работы.

Учет в специализированном СЭД для проектно-сметной документации

Этот вариант позволит быстро выстроить движение документов на основе российского законодательства в области учета проектно-сметной документации с соблюдением четкой структуры движения документов.

При этом СЭД для проектно-сметной документации может быть совмещено с модулями сметных программ.

Такое решение позволяет организовать работу любого количества сметчиков, работающих в разных филиалах в едином информационном пространстве и настроить структуру хранения смет так, как вам это необходимо.

Гибкое решение для разных задач

Использование специализированной СЭД для ПСД не исключает необходимость внедрения в организации ECM-системы. В крупных кампаниях целесообразно использовать их комбинации,решая задачи специализированного учета и хранения в СЭД, а согласование, контроль проектов, учет организационной и финансовой документации вести в ECM-системе.

Видеопрезентация Системы сметного электронного документооборота АДЕПТ:СЭД

Подробнее о программе “АДЕПТ:ПРОЕКТ”

Подробнее о программе “АДЕПТ:СМЕТА”

Как организовать работу удаленных сметных подразделений с помощью системы электронного документооборота

Рубрики