Электронный документооборот в строительстве

• Ситуация на стройке сейчас: как обстоят дела с документооборотом на объектах
• Какие проблемы решает ЭДО в строительстве?
• Как выбрать систему ЭДО для строительной компании?
• Почему универсальные системы не подходят?
• Как реализован электронный документооборот в системе «Адепт»?
• Преимущества внедрения ЭДО в «Адепт»
• Какой следующий шаг?

Ситуация на стройке сейчас: как обстоят дела с документооборотом на объектах

В строительстве нет мелочей — каждая работа, каждый акт, каждая схема требуют документального подтверждения. Объём документации может исчисляться сотнями тысяч страниц: проектные и рабочие чертежи, акты скрытых работ, исполнительные схемы, договоры и переписка с подрядчиками.

На сегодняшний день, чтобы выйти на строительную площадку, необходимо собрать 582 документа (Минстрой России). Даже такой «необходимый минимум» создаёт значительную нагрузку на сотрудников: по оценкам экспертов, до 30% рабочего времени инженерно-технических специалистов уходит именно на поиск, обработку документов и согласования. А потери из-за ошибок в бумажном делопроизводстве могут достигать 7-10% бюджета проекта.

Чем больше объектов и подрядчиков, тем сложнее становится управлять потоком документов. Бумажные архивы, папки в разных местах и нескончаемые пересылки по почте приводят к задержкам и ошибкам.

Для стройки важна ещё одна новость: ГОСТ Р 70108-2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» принят и вводится в действие 1 октября 2025 года. Он устанавливает требования к формированию и ведению исполнительной документации в электронном виде — это прямой драйвер перехода с бумаги на цифру в производственном контуре строительства.

В таких условиях ручное управление документацией становится неэффективным. Здесь на первый план выходит электронный документооборот (ЭДО), который позволяет упростить обмен документами, ускорить согласования и повысить прозрачность всех операций.

Какие проблемы решает ЭДО в строительстве?

1. Потеря документов. Проектные, рабочие, исполнительные файлы лежат «в папках у всех», что создаёт риски ошибок и лишних переделок.
2. Долгие согласования. Маршруты «почта → печать → подписи → скан» тянут сроки и размывают ответственность.
3. Юридические риски. Не все IT-системы корректно обеспечивают юридическую силу документов: важно, чтобы электронные подписи (УКЭП) и форматы документов соответствовали требованиям контролирующих органов и заказчиков.
4. Неэффективный контроль. Сложно отслеживать актуальность документов и исполнение замечаний.

Как выбрать систему ЭДО для строительной компании?

Хорошая система должна не просто хранить файлы, а полностью заменять бумажный документооборот, обеспечивая:

• Централизованное хранение – все документы по объекту в одном месте.
• Гибкое согласование – электронные подписи (УКЭП), маршруты, уведомления.
• Контроль версий – история изменений, откат к предыдущим редакциям.
• Мобильность – доступ с телефона и оффлайн-режим для работы на стройплощадке.
• Интеграции – связь с другими системами.

Почему универсальные системы не подходят?

Хотя, по данным TAdviser (2023), общая доля использования ЭДО в России приближается к 64%, в строительной отрасли по-прежнему преобладают универсальные решения.

Они не учитывают ключевые отраслевые потребности:

• Привязку документов к объектам и работам,
• Сложные маршруты согласования (подрядчики, заказчики, контролирующие органы),
• Необходимость работы в полевых условиях (оффлайн-доступ, мобильность).
• Нет автоматического формирования исполнительной документации.

Как реализован электронный документооборот в системе «Адепт»?

Мы разработали блок «Документооборот» в системе «Адепт», чтобы закрыть эти и др. специфичные проблемы строительных проектов.

Программа позволяет:

1. Организация хранения и доступ

• Формировать любую структуру папок с различным уровнем вложенности.
• Загружать в систему всю необходимую документацию по объекту строительства.
• Формировать электронный архив документов.
• Загружать документацию непосредственно в папку с объектом, чтобы избежать путаницы в том случае, если у Заказчика много объектов.
• Обеспечить доступ к документации по объекту всем участников строительства 24/7, в том числе с мобильного приложения в режиме оффлайн.
• Автоматически нумеровать и классифицировать документы.
• Формировать реестры документов.

2. Безопасность и контроль версий

• Гибко настраивать права доступа к документам и папкам.
• Организовывать многоуровневую систему доступа.
• Автоматически сохранять всю историю работы с документом.
• Загружать и согласовывать новые версии документа.
• Настраивать статусы и индикацию документов.

3. Согласование и юридически значимая работа

• Согласовывать и подписывать документы непосредственно в системе, в том числе с помощью УКЭП.
• Настраивать маршруты согласования, создавать шаблоны этих маршрутов.
• Ставить штампы на документы.
• Получать уведомления о статусе документов.

4. Устранение замечаний

• Оставлять замечания/комментарии к документу и автоматически отправлять уведомление ответственному за устранение замечания.
• Контролировать исправление замечаний.

5. Интеграция и автоматизация

• Сформировать связь документов с работами для автоматического заполнения информации.
• Интегрироваться с другими системы ЭДО.

Преимущества внедрения ЭДО в «Адепт»

• Экономия времени на обработку документов.
• Снижение затрат на бумагу и печать.
• Повышение безопасности хранения информации.
• Упрощение поиска необходимых документов.
• Контроль над всеми процессами документооборота.
• Полная прозрачность документооборота.

Электронный документооборот с программой «Адепт» — это современное решение для оптимизации бизнес-процессов любой строительной компании.

Внедрение системы позволяет существенно повысить эффективность работы с документами, сократить издержки и обеспечить высокий уровень безопасности данных. В условиях цифровой трансформации бизнеса такое решение становится не просто преимуществом, а необходимостью для успешного развития компании.

Рис.1 Просмотр документов в системе

Какой следующий шаг?

Если ваша компания еще не использует ЭДО или работает с неудобной системой — попробуйте «Адепт» в деле. Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию, и мы покажем, как оптимизировать документооборот в ваших проектах.

Подробнее о программе Адепт:Исполнительная документация

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Рекомендуем почитать: Тестовый доступ в системе «Адепт: Исполнительная документация»: возможности

Новости цифровизации строительства читайте в нашем   и ВКонтакте: https://vk.com/adept_cifrovizaciya_stroiki