Как ускорить согласование строительной документации: современные подходы

• Какие документы чаще всего требуют согласования
• Основные проблемы согласования документов
• Как цифровизация упрощает процесс согласования
• Как это работает в системе "Адепт"

Введение: Зачем оптимизировать процесс согласования документов?

Процесс согласования документов — это один из самых важных этапов в строительстве и проектировании. От того, насколько быстро и точно будут утверждены чертежи, схемы, другие документы, зависит своевременность сдачи проекта и соблюдение бюджета. Тем не менее, большинство компаний сталкиваются с длительными согласованиями, путаницей в версиях документов и отсутствием прозрачности.

По данным исследований, до 30% задержек в строительных проектах связаны с неэффективным управлением документацией. Как избежать подобных ситуаций и сделать процесс согласования прозрачным и быстрым? Ответ — в цифровизации.

Какие документы чаще всего требуют согласования?

Согласование исполнительных схем

Исполнительные схемы фиксируют фактическое выполнение работ на объекте и служат основой для итоговой документации. Их согласование включает проверку соответствия нормативным требованиям и проектной документации. Сложности возникают, когда схемы проходят через несколько этапов проверки и теряются из-за отсутствия единой системы.

Согласование чертежей

Чертежи — это основа любой рабочей документации по проекту. Их утверждение требует внимания к деталям, особенно при изменениях в процессе работы. Типичные проблемы: устаревшие версии, дублирование правок и длительное ожидание отзыва заинтересованных сторон.

Согласование проектной/рабочей  документации

Рабочие чертежи, спецификации и расчеты должны быть согласованы между экспертизой и участниками строительства. Здесь особенно важна синхронность, чтобы изменения одной части документации не противоречили другим.

Согласование сметной документации

Сметы определяют бюджет проекта. Их согласование требует высокой точности и учета множества факторов. Расхождения в сметах могут привести к перерасходу или дефициту средств и конфликтам между заказчиком и подрядчиком.

Согласование исполнительной документации

Акты освидетельствования скрытых работ (АОСР), акты верификации — эти документы требуют своевременного утверждения. Ошибки в документации или задержки с подписями могут затормозить сдачу объекта.

Согласование технических заданий (ТЗ)

Четкие требования — залог качественного выполнения работ. Однако согласование ТЗ может быть затруднено, если участвуют несколько сторон с разными интересами.

Согласование контрактной документации

Договоры и дополнительные соглашения часто проходят через несколько этапов согласования. Основные проблемы: длительность и сложность учета всех нюансов.

Основные проблемы согласования документов

1. Отсутствие единого пространства для работы с документами.
2. Ручной процесс отслеживания статусов.
3. Потеря времени на пересылку и исправления.
4. Несогласованность версий документации.
5. Недостаточная прозрачность взаимодействия между участниками.

Как цифровизация упрощает процесс согласования

Современные системы автоматизации предлагают решения, которые снимают большинство вышеуказанных проблем. Среди ключевых преимуществ:

• Централизованное хранение документов. Все версии документов находятся в единой базе данных, что исключает путаницу.
• Автоматизация маршрутов согласования. Каждый участник знает, когда и что он должен согласовать.
• Прозрачность процесса.< Уведомления и напоминания позволяют избежать задержек.
• Сокращение времени. Автоматизированные системы ускоряют процесс согласования на 30-50%.

Как это работает в системе "Адепт"

Система "Адепт" разработана специально для упрощения управления документацией в строительстве. Она включает функционал для эффективного согласования всех типов документов:

• Настройка маршрутов согласования: Каждому документу можно задать индивидуальный маршрут, включая этапы проверки и ответственных лиц.
• Мониторинг статусов: Вы всегда знаете, кто уже утвердил документ, а кто еще не приступил к согласованию.
• Автоматическое напоминание о необходимости согласования для участников согласно оптимальному маршруту согласования
• Контроль версий: Система автоматически сохраняет все изменения и предупреждает о несоответствиях.
• Гибкость настройки: Подходит как для небольших проектов, так и для масштабных строительных объектов.

Преимущества системы "Адепт"

• Экономия времени: Ускоряет процесс согласования на всех этапах.
• Прозрачность: Все участники процесса видят текущий статус документации.
• Снижение ошибок: Автоматическое уведомление о несоответствиях и просрочках.
• Улучшение взаимодействия участников: Процесс согласования становится упорядоченным, прозрачным и понятным для всех участников команды.

Практический подход к согласованию документов

Эффективное управление процессом согласования документов — это не просто возможность, а необходимость для компаний, которые стремятся к устойчивому развитию. Внедрение таких решений, как система "Адепт", позволяет не только сократить временные и финансовые затраты, но и обеспечить высокий уровень контроля и прозрачности.

Подробнее о системе Адепт для девелопмента

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Рекомендуем почитать: материалы