Как управлять задачами в крупных строительных проектах?

Строительные проекты являются сложными и многокомпонентными, сотни задач и процессов должны выполняться параллельно, при этом эффективно используя ограниченные ресурсы.

Цель управления задачами — координировать, планировать, контролировать и отслеживать выполнение задач в данном проекте, обеспечивая его своевременное выполнение и предотвращение ошибок.

И руководители и сотрудники выполняют огромное количество различных задач: подписывают различную документацию, участвуют в инспекциях, согласованиях и прочих рабочих процессах. И часто бывает сложно за всем уследить и не пропустить важные процедуры.

Что важно при управлении проектами:

1. Установить приоритеты

   Перед началом проекта важно определить цели и задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь. Некоторые задачи могут быть необходимыми для выполнения других. Например, прежде чем начать строительство здания, необходимо провести исследование местности и получить соответствующие разрешительные документы. Кроме того, некоторые задачи могут быть критически важными для успеха всего проекта.

2. Разбить задачи на более мелкие

   Да, оценка и разделение задач на более мелкие может показаться утомительной, однако это ключевой этап в управлении проектом. Разделение проекта на более мелкие задачи позволяет лучше контролировать выполнение проекта, убедиться в том, что все необходимые задачи выполнены вовремя и что у Вас есть достаточно ресурсов, чтобы выполнить эти задачи.

3. Установить дедлайны

   Установка дедлайнов абсолютно необходима при работе с задачами в строительном проекте. Необходимо знать, когда должна быть выполнена каждая задача, чтобы не нарушить общий график. Не забывайте также устанавливать срок дедлайнов участникам проекта, которые работают с конкретными задачами.

4. Назначить ответственных

   Каждая задача должна иметь ответственного за ее выполнение. Это обеспечивает ясность и контроль на всех этапах выполнения проекта. Каждый сотрудник должен понимать, какие задачи ему поручены и когда они должны быть выполнены.

5. Мониторинг работы и отчёты
6. Использовать систему управления задачами

   Чтобы обеспечить успех проекта, необходимо применять системный подход к управлению задачами.

Выполнение нескольких задач параллельно может быть сложным на практике. Мы предлагаем использовать систему Adept, её новый модуль — Задачи и Делегирование и мобильное приложение Aдепт:Стройконтроль, чтобы хранить все задачи в одном месте. Это позволит Вам отслеживать процесс и сотрудничать с другими участниками проекта, присваивать приоритеты, устанавливать зависимости между задачами, устанавливать дедлайны и т.д.

Новый модуль веб-системы Адепт:Исполнительная документация — Задачи и Делегирование как раз и был создан для эффективного и легкого управления огромным количеством задач строительного объекта.

Данный модуль позволяет пользователям системы видеть все задачи, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня:

• подписать акт освидетельствования скрытых работ
• подписать акт входного контроля
• согласовать документ
• подтвердить участие в инспекции
• устранить замечание
• подписать Акт-предписания и др.

Эти задачи отображаются с дедлайнами. Система рассчитывает фактическое время выполнения задачи и остаток времени в часах (исходя из заданных настроек). Как только остаток времени становится отрицательным — задача становится просроченной. Можно делегировать выполнение активных задач в связи с отпуском или окончанием вахт назначенным заместителям.

Реестр задач со статусами (просрочено/выполнено/в работе), ответственными и дедлайнами (сколько осталось времени на выполнение задачи) поможет повысить эффективность управления проектами, в том числе своевременно принять меры при нарушении сроков выполнения задач.

Благодаря этому модулю, можно сократить количество просроченных задач (неподписанных актов/несогласованных документов/ не устранённых замечаний и т.д), т.е. задачи всегда на контроле. А так же планировать выполнение задач в приоритете и остатку времени.

Это своеобразный планер, когда человек приходит и каждый день видит: что сделано/что не сделано/что нужно сделать по своему участку работу. А руководитель видит общую картину по всем стройкам и подразделениям.

А в мобильном приложении Адепт:Стройконтроль можно планировать и управлять еще и личными задачами.

Управление личными задачами в моб. приложении Адепт:Стройконтроль — это полноценный Task-manager с огромными возможностями:

• создание категорий задач
• настройки
• пуш-уведомления
• дашборд по задачам
• фильтры и др.

При управлении личными задачами в мобильном приложении Адепт:Стройконтроль можно планировать встречи на неделю/месяц и т.д. Тогда они будут отображаться в виде реестра. Можно увидеть дашборды по задачам, на период (выполненные/запланированные/не завершенные).

Предлагаем вашему вниманию небольшой обзор, как с помощью нового модуля веб-системы Адепт:Исполнительная документация — Задачи и Делегирование выстроить управление задачами внутри компании.

Подробнее о модуле Задачи и Делегирование в веб системе Адепт: Исполнительная документация смотрите в видео

Подробнее о системе Адепт:Исполнительная документация

Рекомендуем прочитать: Эффекты от внедрения IT-решений «Адепт»

ВИДЕООБЗОР: Адепт:Исполнительная документация