Цифровизация стройки: автоматическое заполнение документов за счет единоразового ввода

Что такое единоразовый ввод данных?
Выгоды от единоразового ввода данных
Как это работает на практике?
Примеры
Цифры
В заключение

Цифровизация бизнес-процессов — это важный шаг к повышению эффективности и снижению ошибок строительства. Один из ключевых аспектов цифровизации — единоразовый ввод и автоматическое заполнение документации. Давайте разберемся, какие выгоды и эффекты этот подход может принести строительным организациям.

Представьте: информацию о материале, сотруднике или объекте вводят в систему всего один раз, а потом она сама подтягивается во все нужные документы. Никакой ручной работы, никакого риска ошибок. Звучит заманчиво? Давайте разберемся, какие именно преимущества такой подход дает строительным организациям.

Что такое единоразовый ввод данных?

Это значит, что основная информация, например:

Справочники: Данные о пользователях и партнерах, нормативная документация, приказы
Объекты строительства: Адрес, сроки, ответственные
Контрагенты: Поставщики, субподрядчики, заказчики с их реквизитами
Проектная и рабочая документация, сертификаты на материалы, РАД и пр.

вносятся в систему один раз и хранятся в единой базе данных. Когда нужно сформировать документ, например, акт выполненных работ, система автоматически "подтягивает" нужную информацию из этих справочников. Сотруднику остаётся только проверить информацию и согласовать документ.

Выбирая одно значение из справочника, система самостоятельно переносит связанные с этим значением дополнительные данные. Такой способ позволяет защитить пользователей системы от ошибок при вводе, выстроить четкую связь данных, проследить их перемещение, настроить массовое изменение и обеспечить своевременную трансляцию вводимых данных, сократить объём пользовательского ввода данных.

Выгоды от единоразового ввода данных

1. Снижение ошибок: Когда данные вводятся только один раз, вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, значительно уменьшается. Это важно для обеспечения точности документации и соответствия стандартам.

2. Экономия времени: Автоматическое заполнение документов освобождает сотрудников от рутинной работы. Они могут сосредоточиться на более важных задачах, таких как контроль качества или управление проектами, что повышает общую эффективность команды.

3. Оптимизация документооборота: Процессы согласования и утверждения документов становятся более быстрыми и прозрачными. Упрощается поиск нужной информации. Все участники проекта имеют доступ к актуальным данным.

4. Снижение затрат: Меньше времени, затраченного на выполнение задач, означает и снижение общих расходов. Это позволяет организации оптимизировать бюджет и направить средства на более приоритетные направления.

5. Повышение точности и достоверности информации: Когда все данные хранятся в единой базе, они всегда актуальны и согласованы. Автоматизация позволяет собирать и хранить данные в едином формате. Это делает их более доступными для анализа и отчетности, что повышает уверенность в принятых решениях.

6. Улучшение контроля и прозрачности: Руководство получает доступ к актуальной и достоверной информации о всех аспектах строительного процесса. Это позволяет оперативно выявлять проблемы, принимать обоснованные решения и контролировать ход работ.

Как это работает на практике?

Использование программного обеспечения для единоразового ввода данных предполагает создание единой базы информации.

Например, при вводе сведений о материалах, они становятся доступны для всех разделов — от планирования до отчетности. Это значит, что спецификации и акты выполненных работ автоматически обновляются, и все данные всегда остаются актуальными.

Еще несколько примеров:

Представьте, что ваша компания начинает новый проект. Первоначально вводится вся необходимая разрешительно-аттестационная документация. Вместо того, чтобы каждый раз заполнять данные в различных формах и отчетах, система автоматически заполняет данные в нужных документах. Это приводит к тому, что подготовка документации занимает значительно меньше времени, а ошибки во вводе сведений практически исключаются.

Или, предположим, нужно составить акт освидетельствования скрытых работ. Вместо того, чтобы вручную заполнять документ, система автоматически подтягивает все необходимые значения атрибутов из документов, которые привязаны к акту.

Или пользователь выбирает ФИО сотрудника, а наименование компании, его должность и выполняемые им работы заполняются автоматически из связанного справочника пользователей.

Если в систему была загружена структура работ, то в дальнейшем при загрузке этих работ в Р.3 ОЖР пользователь получит автоматически заполненные данные (название работы, объем и единица измерения, плановые показатели и даты, информация о ресурсах); их не нужно будет заново вводить в журнале.

Цифры:

Анализ, проведенный экспертами строительной отрасли, подтвердил значительный потенциал снижения трудозатрат при автоматизации ведения строительных журналов. Исследование показало, что лишь четверть граф заполняется вручную впервые, тогда как три четверти данных повторяются – либо дублируются, либо переносятся из других документов.

Например, в общем журнале работ из 146 полей:

- 12 требуют ручного ввода,
- 6 не нуждаются в заполнении,
- 26 заполняются автоматически путем дублирования,
- 22 выбираются из связанных документов,
- 80 заполняются системой автоматически.

Учитывая, что в журнале содержатся сотни записей, объем повторяющейся работы возрастает многократно. Автоматизация процессов на основе единоразового ввода данных позволяет снизить трудоемкость минимум в четыре раза, освобождая специалистов от рутинных операций и значительно ускорить работу с документацией.

В заключение

Такой подход к вводу данных не требует глобальных изменений в бизнес-процессах, но приносит ощутимые результаты: снижение ошибок, экономия времени и ресурсов, повышение точности информации и улучшение контроля. Это фундамент для дальнейшей сквозной цифровой трансформации.

Как это работает в системе Adept

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Рубрики