Как эффективно организовать документооборот в строительной компании

1. Построение структуры
2. Настройка прав доступа
3. Согласование и версионность
4. Использование атрибутов документов
5. Мобильность документов
6. Документы, регламентирующие документооборот в строительной компании
7. Почему важно выбрать правильный инструмент для документооборота? инструмент для документооборота?

Документооборот — одна из важнейших составляющих работы строительной компании. Чем сложнее проект, тем больше времени и усилий требуется на управление этой документацией. Неэффективный документооборот — это не только потерянное время, но и риск срыва сроков, ошибок и лишних затрат.>

Давайте разберём, как выстроить систему документооборота, которая не просто решает задачи хранения и согласования документов, но и повышает прозрачность и управляемость бизнес-процессов.

1. Построение структуры

Любой эффективный документооборот начинается с чёткой структуры. Важно заранее определить, как будут организованы папки и разделы, чтобы каждый документ имел своё место. Например:

• Проектная документация: чертежи, схемы, спецификации.
• Исполнительная документация: акты скрытых работ, исполнительные схемы.
• Разрешительная документация: сертификаты, лицензии, согласования, приказы.

2. Настройка прав доступа

В строительных проектах участвует множество специалистов: инженеры, проектировщики, подрядчики, представители заказчика. У каждого из них свой уровень ответственности, а значит, и необходимость доступа к разным документам. Настройка прав доступа помогает:

• Исключить утрату или несанкционированное изменение документов.
• Снизить нагрузку на сотрудников, которые занимаются документооборотом.
• Обеспечить прозрачность и ответственность в работе с данными.

3. Согласование и версионность

Одним из самых сложных этапов документооборота остаётся процесс согласования. Бумажные версии долго путешествуют между участниками, а электронные письма не гарантируют, что кто-то не пропустит письмо в потоке задач. Специализированные системы автоматизируют этот процесс:

• Документы передаются по заранее настроенному маршруту (последовательно или параллельно).>
• Замечания фиксируются прямо на документе, а ответственные получают уведомления.>
• Обновлённые версии загружаются в систему, причём только согласованная версия считается актуальной.
• Вся история изменений сохраняется, что исключает споры о том, кто и когда внёс правки.>

4. Использование атрибутов документов

Для чего нужны атрибуты документов? Они позволяют автоматизировать рутинные задачи. Например, при создании исполнительной документации система автоматически переносит атрибуты — такие как дата, исполнитель, номер проекта — в нужные поля акта или отчёта. Это значительно сокращает время на заполнение и уменьшает вероятность ошибок.

5. Мобильность документов

На стройке решения нужно принимать быстро. Возможность работать с документами через мобильное приложение даёт сотрудникам доступ к актуальной информации в любое время и из любого места. Просмотр и формирование документов, проставление замечаний, согласование — всё это доступно прямо с телефона.

6. Документы, регламентирующие документооборот в строительной компании

Для организации документооборота в строительных компаниях в России разработаны и утверждены следующие нормативные документы:

1. ГОСТ Р 70108-2022 "Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде":
   • Устанавливает требования к ведению исполнительной документации для объектов капитального строительства в электронном виде.
   • Вступил в силу с 1 января 2023 года.
   • Регламентирует переход на электронный документооборот в строительстве.
2. Приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр:
   • Утверждает состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства.
   • Позволяет вести исполнительную документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях.
   • Вступил в силу с 1 сентября 2023 года.
3. Приказ Минстроя России от 02.12.2022 № 1026/пр:
   • Утверждает форму общего журнала работ и порядок его ведения.
   • Предусматривает возможность ведения общего журнала работ в электронном виде.
   • Вступил в силу с 1 сентября 2023 года.

Эти документы регламентируют порядок оформления, хранения и использования документов в строительных организациях, а также переход на электронный документооборот, что способствует повышению эффективности и прозрачности процессов в строительной отрасли.

7. Почему важно выбрать правильный инструмент для документооборота?

Попытки организовать документооборот с помощью стандартных папок на сервере или общего облачного хранилища часто приводят к хаосу. Сложности возникают из-за отсутствия контроля версий, недостаточной гибкости настройки прав доступа, необходимости вручную согласовывать документы, правил  согласования взаимодействия между участниками по формированию  документов.>

Специализированные системы документооборота, такие как «Адепт», решают эти проблемы.

«Адепт» предлагает:

• Гибкую настройку структуры хранения и прав доступа.
• Автоматизацию маршрутов согласования.
• Удобные инструменты для работы с версиями и атрибутами документов.
• Реестр замечаний с фильтрами для анализа и контроля.
• Возможность работы через мобильное приложение.

Если вы хотите навести порядок в своём документообороте и повысить эффективность работы компании, оставьте заявку на нашем сайте. Мы подберём решение, которое идеально подойдёт именно вам.

Организуйте документооборот так, чтобы он работал на вас, а не наоборот!