Цифровой ПТО: как упростить переход к электронному ведению исполнительной документации

• Цифры не врут: время и затраты специалистов
• Как упростить переход
• Решение — услуга «Цифровой ПТО» от компании «Адепт»
• Ценность сохранения исторических данных для строительного проекта
• Что входит в услугу
• Необходимые исходные данные
• Стоимость работ
• Условия выполнения
• Как ваши бумаги превращаются в цифровую базу
• Быстрый результат без лишней нагрузки

В строительстве ведение исполнительной документации (ИД) — один из ключевых процессов. От качества оформления документов зависит не только соблюдение сроков и стандартов, но и прозрачность строительства, точность отчетности и безопасность проекта.

Тем не менее, многие компании сталкиваются с трудностями при переходе на цифровую систему: когда стройка уже идет, а документация ведется на бумаге, внедрение электронной ИД может превратиться в дополнительную нагрузку на команду. Специалисты одновременно осваивают новую платформу, переносят архивные данные и продолжают текущие работы. В таких условиях цифровизация не ускоряет процессы, а наоборот — создает ощущение усложнения и тормозит проект.

Цифры не врут: время и затраты специалистов

По оценкам отраслевых экспертов, на стройке ежедневно формируются десятки актов, журналов и сертификатов. В среднем, на объекте средней сложности на момент начала цифровизации может накопиться от нескольких сотен до нескольких тысяч документов.

Когда возникает задача перевести всё это в электронный вид, проект часто буксует именно на этом этапе.

В ходе опросов, проведённых среди инженеров ПТО, большинство отмечают, что до 30-40 % рабочего времени уходит на заполнение, проверку, поиск и систематизацию бумажных документов.

А когда речь заходит о переносе уже существующего архива в цифру, масштабы впечатляют:

• Ввод одного акта освидетельствования с проверкой всех сопутствующих документов и приложений может занимать 15-20 минут.
• Заполнение одной записи в общем журнале работ — 5-10 минут.

Нетрудно посчитать, что на полный перенос данных силами собственных специалистов могут уйти недели, а то и месяцы кропотливого труда. В это время стройка не останавливается, и объем новой документации только растет. В итоге команда оказывается в ловушке «двойной работы»: они должны бежать вперед, но вынуждены постоянно оглядываться назад. Проект не ускоряется, а наоборот, замедляется. Возникает выгорание и разочарование в самой идее цифровизации: «Раньше мы работали с бумагой, и всё было проще».

Более 60% специалистов считают ввод и обработку исполнительной документации ключевой проблемой при переходе на цифровые решения.

В результате, внедрение цифровых инструментов, вместо ускорения процессов, может временно замедлить работу и вызвать у персонала ощущение «лишней бюрократии».

Как упростить переход

Как сделать так, чтобы переход на цифру давал ожидаемый эффект, а не создавал дополнительные проблемы? Ответ очевиден — нужно разделить задачи.

Пусть ваши высококвалифицированные специалисты занимаются тем, что требует их экспертизы — управлением строительными процессами, контролем качества и решением текущих задач. А техническую работу по первоначальной настройке системы, заполнению данных проекта и оцифровке архива можно и нужно делегировать.

Именно для этого мы создали услугу «Цифровой ПТО».

Наша команда берет на себя весь цикл переноса ваших бумажных данных в систему «Адепт: Исполнительная документация». Мы действуем как ваше цифровое подразделение, которое работает быстро, точно и без ошибок.

Решение — услуга «Цифровой ПТО» от компании «Адепт»

Услуга «Цифровой ПТО»

• позволит заказчику сразу начать работу в системе с актуальной и структурированной базой данных, без потери времени на ручной ввод и без дополнительной нагрузки на собственных сотрудников. Для компаний, внедряющих систему «Адепт», такая услуга становится ускорителем цифровизации: запуск проходит быстрее, а эффект — заметен уже в первые недели.

Ценность сохранения исторических данных для строительного проекта

Перевод архивной исполнительной документации в электронный формат — это не просто технический этап, а стратегическая мера, обеспечивающая преемственность и управляемость проекта. Исторические данные становятся частью цифровой памяти объекта: позволяют анализировать ход строительства, отслеживать изменения, формировать отчётность для надзорных органов и использовать накопленный опыт при реализации новых проектов.

В системе «Адепт» эти сведения не лежат “мертвым грузом” — они интегрируются в аналитику, дашборды и отчётность, обеспечивая доступность информации и поддержку управленческих решений.

Таким образом, сохранение всей информации в цифровом виде обеспечивает непрерывность контроля качества, ускоряет поиск документов при проверках и служит надёжной основой для анализа и планирования дальнейших работ.

Что входит в услугу:

1. Настройка системы и заполнение данных о проекте и паспортах проекта.
2. Внесение графика работ и выполненного факта на текущую дату.
3. Загрузка проектной и рабочей документации, сертификатов и исполнительных схем.
4. Заполнение общего журнала работ (ОЖР).
5. Внесение специальных журналов работ.
6. Формирование журнала входного контроля.
7. Занесение актов освидетельствования.
8. Внесение инспекций и замечаний.

Необходимые исходные данные:

• Наименования организаций — участников строительства.
• Приказы на ответственных лиц.
• Рабочая документация.
• Паспорта и сертификаты на применяемые материалы.
• Лабораторные заключения.
• Общий и специальные журналы работ (при наличии).
• Акты в отсканированном виде — для перевода в электронный формат.

Стоимость работ:

*Точная стоимость рассчитывается при обсуждении объемов работ.

Условия выполнения:

1. Работы выполняются без выезда на объект.
2. Перевод и заполнение документации выполняются в системе «Адепт: Исполнительная документация».
3. Еженедельно предоставляется отчет о внесенных данных и прогрессе по проекту.

Как ваши бумаги превращаются в цифровую базу:

Быстрый результат без лишней нагрузки

Услуга «Цифровой ПТО» позволяет начать работу в цифровой системе с первого дня с полной и структурированной базой данных. Вы сразу увидите эффект от цифровизации в виде ускорения согласований, простоты поиска, формирования и прозрачности отчетности, а ваша команда будет мотивирована и сфокусирована на главном.

Это решение особенно эффективно для компаний, которые хотят перейти на электронное ведение исполнительной документации без потери темпа стройки, в короткие сроки получить полный контроль над проектом и реализовать все преимущества цифровизации.

Для расчета стоимости и обсуждения деталей вашего проекта обратитесь к нашим специалистам.

Рекомендуем почитать: Цифровизация стройки: автоматическое заполнение документов за счет единоразового ввода

Попробовать работать в системе Адепт:Исполнительная документация

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Новости цифровизации строительства читайте в нашем Телеграм-канале  и ВКонтакте