Заказчик ищет проектировщика, компании готовят предложения — так начинается путь к новому контракту. Дальше многое зависит от правил закупки: как будут сравнивать заявки и что поможет стать победителем. Чтобы разобраться, рассмотрим три основные группы тендеров на проектные работы.
Виды закупок
Закупки по 44-ФЗ. Это закупки для государственных и муниципальных нужд — например, проектирование школы или поликлиники. Закон подробно регулирует порядок проведения процедур, требования к участникам, заключение и исполнение контракта. Для оценки конкурсных заявок применяется постановление Правительства РФ № 2604. Конкретные критерии и их вес заказчик указывает в документах закупки.
Закупки по 223-ФЗ. По этому закону закупают, в частности, государственные корпорации, многие компании с государственным участием и субъекты естественных монополий. Здесь важен дополнительный документ — положение о закупке заказчика. Оно определяет процедуры и правила их проведения в рамках закона. Поэтому условия участия у разных заказчиков могут заметно различаться.
Коммерческие закупки вне 44-ФЗ и 223-ФЗ. Частная компания может организовать собственный отбор проектировщика. Правовую основу составляют Гражданский кодекс и другие применимые нормы, а условия процедуры раскрываются в документах заказчика. Нужно внимательно изучить порядок выбора исполнителя и заключения договора: само название «тендер» ещё не определяет юридическую форму отбора.
Как заказчик выбирает победителя - способ отбора
После того как вы определили, по каким правилам проводится закупка, посмотрите на способ отбора. Он подскажет, за счёт чего можно получить преимущество: предложить выгодную цену, подтвердить опыт или подготовить сильное предложение под задачу заказчика.
Конкурс — сравнивают предложения по нескольким критериям. Цена влияет на результат, но вместе с ней могут оцениваться опыт компании, квалификация специалистов и другие предусмотренные показатели. Для проектировщика это возможность использовать свои сильные стороны — при условии, что они учитываются в этой закупке и подтверждены нужными документами.
Аукцион — участники соревнуются прежде всего в цене. Обычно выигрывает тот, кто предложил наименьшую цену и соответствует требованиям закупки. Поэтому до начала торгов важно определить, до какой суммы компания готова снижаться, сохраняя возможность выполнить работы с прибылью.
Запрос котировок — сравнивают цены в заявках. Участники сразу указывают, за какую сумму готовы выполнить работу. Победителем становится участник с наименьшей ценой среди заявок, соответствующих требованиям. Отдельного аукционного торга здесь нет. Конкурс, аукцион и запрос котировок предусмотрены как 44-ФЗ, так и 223-ФЗ.
Запрос предложений — выбирают лучшие условия по установленным критериям. Такой способ предусмотрен 223-ФЗ. Что именно даст преимущество проектной компании, нужно смотреть в документах закупки. В действующем перечне способов по 44-ФЗ запроса предложений нет.
Названия процедур могут встречаться и в коммерческих закупках, однако их порядок нужно изучать отдельно. Даже одинаковое слово «конкурс» не означает одинаковых сроков, требований и правил оценки: по 44-ФЗ они подробно регламентированы, по 223-ФЗ существенную роль играет положение о закупке заказчика, а в коммерческом отборе — условия конкретной процедуры с учётом законодательства.
Для руководителя проектной организации следующий шаг — выяснить, что именно принесёт преимущество в выбранной закупке и насколько сильна компания по этим показателям.
Проверьте, можете ли вы участвовать в закупке
Прежде чем рассчитывать баллы и готовить предложение, проверьте обязательные требования к участникам. Убедитесь, что компания соответствует им и может представить необходимые подтверждения. Для проектных и изыскательских работ обратите внимание на требования к членству в СРО и опыту выполнения договоров, если они применимы к этой закупке. По 44-ФЗ дополнительные требования к опыту в предусмотренных случаях устанавливаются постановлением № 2571.
Опыт для допуска и опыт для получения баллов — две разные проверки. В первом случае он подтверждает соответствие обязательному требованию. Во втором — влияет на оценку конкурсной заявки. Поэтому отдельно проверьте условия и комплект документов для каждой задачи.
Оцените шансы до подачи заявки
Подготовка заявки требует времени: нужно собрать документы, проверить расчёты, подключить специалистов. Прежде чем поручать эту работу команде, полезно оценить, насколько закупка подходит вашей компании и за счёт чего вы сможете обойти конкурентов.
Если участвуете в конкурсе — начните с критериев оценки.
Откройте порядок рассмотрения и оценки заявок. Посмотрите, какие показатели учитывает заказчик, какой вес они имеют и как начисляются баллы. Для конкурсов по 44-ФЗ эти правила устанавливаются с учётом постановления Правительства РФ № 2604. По 223-ФЗ нужно изучать положение заказчика и документы конкретной закупки.
Особое внимание уделите опыту. По правилам № 2604 заказчик может оценивать общую стоимость исполненных договоров, их количество или стоимость самого крупного договора. Поэтому компания с десятками небольших проектов и компания с несколькими крупными контрактами могут иметь разные преимущества. Важно проверить, какие из ваших договоров подходят под условия закупки и чем их нужно подтвердить.
После этого можно сопоставить предполагаемые баллы с ценовым предложением.
Пример: более высокая цена не помешала победить
Рассмотрим условный конкурс по 44-ФЗ, в котором цена имеет вес 60%, а квалификация — 40%. Предположим, по установленному порядку оценки компания А получила за квалификацию 100 баллов, компания Б — 70.
Показатель
Компания А
Компания Б
Предложенная цена
9 млн ₽
8 млн ₽
Баллы за цену
87,5
100
Баллы за квалификацию — условие примера
100
70
Итог с учётом весов
92,5
88
В этом примере используется основная формула оценки цены из пункта 9 постановления № 2604. Компания А получает за цену 87,5 балла: 100 − (9 − 8) / 8 × 100. После применения весов её результат составляет 87,5 × 0,6 + 100 × 0,4 = 92,5 балла. У компании Б — 100 × 0,6 + 70 × 0,4 = 88 баллов.
Компания А выигрывает: преимущество по квалификации компенсирует разницу в цене. При другом соотношении весов или других баллах результат может измениться.
Заранее узнать итоговую оценку точно получится не всегда: предложения конкурентов ещё неизвестны, а некоторые формулы зависят от значений в их заявках. Поэтому полезно рассчитать несколько сценариев — например, для конкурента с сопоставимым опытом и для компании с более сильной квалификацией.
Такой расчёт помогает ответить на два вопроса: какое снижение цены даст нам шанс на победу и сможем ли мы выполнить работы за эту сумму?
Если участвуете в аукционе — определите границу снижения цены.
При соответствии обязательным требованиям основное соревнование идёт по цене. До торгов нужно оценить расходы на выполнение работ, субподряд, финансирование и резерв на риски, а затем установить минимальную цену с учётом плановой прибыли. Эта граница поможет принимать решения во время торгов: продолжать снижение или остановиться.
Превратите выполненные проекты в подтверждённые баллы
У компании могут быть десятки успешно завершённых проектов. Но сколько из них учтут при оценке заявки? Это зависит от условий закупки и документов, которыми вы подтвердите опыт. Презентация с красивыми объектами помогает рассказать о компании, а для начисления баллов требуется конкретный комплект подтверждений.
Отберите подходящие договоры. Для конкурса по 44-ФЗ проверьте, какой опыт заказчик считает сопоставимым с предметом закупки. Затем выясните, что оценивается: количество исполненных договоров, их общая стоимость или стоимость крупнейшего. Именно под эти показатели нужно собрать документы.
Проверьте комплект по каждому проекту. Пункт 28 постановления № 2604 предусматривает подтверждение опыта исполненными договорами и актами приёмки. По общему правилу документы представляют полностью, со всеми приложениями. Последний акт должен быть подписан не ранее чем за пять лет до окончания срока подачи заявок. Если необходимые документы и сведения доступны в открытом государственном реестре, допускается указать номер реестровой записи.
На практике полезно проверить, читаются ли сканы, совпадают ли номера договоров в документах, понятны ли состав и стоимость принятых работ. Так легче обнаружить недостающие материалы до отправки заявки.
Уточните дополнительные условия учёта опыта. Заказчик может предусмотреть оценку только договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также условие об уплате начисленных неустоек. Поэтому крупный коммерческий проект не обязательно принесёт баллы в конкретном конкурсе.
Чтобы не собирать всё заново перед каждой закупкой, заведите реестр выполненных проектов:
Что записать
Для чего
Объект и состав работ
Быстро отбирать сопоставимый опыт
Заказчик, номер договора, режим закупки
Проверять соответствие условиям конкурса
Стоимость и дата последнего акта
Оценивать пригодность договора
Ссылки на договор, акты и приложения
Собирать комплект без поиска по переписке
Недостающие документы
Заранее поручать их восстановление
По 223-ФЗ состав подтверждений нужно сверять с положением заказчика и документами закупки — автоматически переносить требования № 2604 нельзя.
Для руководителя это задача по организации работы: назначить ответственного за реестр и пополнять его после завершения каждого проекта. Тогда к следующему конкурсу у компании будет подготовленный архив опыта, из которого можно быстро собрать нужные подтверждения.
Покажите, как вы понимаете задачу заказчика
Выполненные проекты подтверждают опыт компании. Следующий шаг — показать, как вы подойдёте к конкретному объекту. Если в конкурсе оценивается качество предложения, общая презентация компании может оказаться недостаточной.
Показательный пример — конкурс на проектирование и инженерные изыскания для школы на 220 мест в Сочи. Цена имела вес 60%, качественный критерий — 40%. Для оценки качества заказчик предусмотрел показатель «информационная модель здания».
За этим названием стоял определённый комплект материалов: пояснительная записка с концепцией и основными решениями, оценка градостроительных условий, предварительный расчёт нагрузок на инженерные сети, фотографии территории, ситуационный план, планы и разрезы здания, фасады и 3D-визуализация.
Результат конкурса показывает, насколько существенным оказался этот показатель:
Участник
Предложенная цена
Баллы за качественный критерий до применения веса
«Альфа Строй»
15,344 млн ₽
0
«Вега-93»
19,640 млн ₽
100
«Альфа Строй» не представила информационную модель. «Вега-93» подготовила её и стала победителем, несмотря на более высокую цену. С учётом веса критерия модель принесла победителю 40 баллов в итоговую оценку.
Участник оспорил требование, считая его выполнением части проектных работ до заключения контракта. Суды поддержали заказчика: в этой закупке оценивалась концептуальная привязка будущего объекта к существующим условиям; готовая проектная документация не требовалась.
Что взять из этого примера при подготовке своей заявки?
Составьте список материалов, за которые заказчик начисляет баллы. Напротив каждого пункта укажите, что нужно подготовить, кто отвечает и сколько времени потребуется. Если предусмотрены концептуальные материалы, привлеките ГИПа и профильных специалистов заранее.
Проверьте, отвечает ли предложение условиям конкретного объекта: участку, окружению, назначению здания и ограничениям из задания. Затем сопоставьте готовый комплект с порядком оценки — все ли необходимые материалы представлены и согласуются ли они между собой.
Этот случай не означает, что информационная модель нужна для каждого тендера на ПИР. Он показывает, почему подготовку предложения стоит начинать с изучения оцениваемых материалов. Их состав и трудоёмкость нужно учитывать ещё при решении об участии.
Определите нижнюю границу цены
Во время торгов легко увлечься снижением: ещё немного — и контракт ваш. Поэтому минимальную допустимую цену нужно определить заранее, когда можно спокойно проверить расчёты и обсудить их с командой.
Для этого полезно сопоставить нормативную стоимость ПИР и внутреннюю себестоимость выполнения работ. Нормативная смета помогает проверить стоимость предусмотренных работ по применяемым методикам. Внутренний расчёт показывает, сколько ваша компания потратит на исполнение конкретного контракта.
Сначала уточните, что именно предстоит выполнить за предложенную цену. Сопоставьте задание на проектирование, исходные данные и проект контракта. Проверьте состав и формат результата, необходимость изысканий и обследований, объём согласований и сопровождения экспертизы. Выясните, какие данные предоставляет заказчик, в какие сроки и что должна получить сама проектная организация.
Отдельно изучите сроки выполнения этапов, условия приёмки и оплаты. Сможет ли команда выполнить обязательства с учётом текущей загрузки? Хватит ли средств до поступления оплаты? Неясности стоит выяснить до подачи заявки: от ответов зависят трудозатраты, расходы на субподряд и потребность в финансировании.
Соберите все расходы, которые предстоит покрыть.
Что учесть
Что проверить
Работа своей команды
Трудозатраты по разделам, стоимость рабочего времени и начисления на оплату труда
Субподряд
Предложения изыскателей, специалистов по обследованиям и другим передаваемым работам
Экспертиза и согласования
Какие расходы несёт исполнитель, что входит в сопровождение и подготовку ответов на замечания
Организация работ
Выезды, командировки, программное обеспечение и доля общехозяйственных расходов
Обеспечение и финансирование
Расходы на независимую гарантию, привлечение денег и финансирование работ до оплаты
Налоги
Обязательства с учётом налогового режима компании
Затем добавьте резерв на выявленные риски и минимальную прибыль, ради которой компания готова брать этот контракт. Все суммы нужно привести к сопоставимому виду, чтобы корректно сравнить расходы с предлагаемой ценой.
Отдельно проверьте потребность в деньгах. Возвратное денежное обеспечение не следует целиком записывать в расходы, но на время оно отвлекает средства компании. Даже прибыльный контракт может оказаться трудным для исполнения, если оплачивать сотрудников и субподрядчиков нужно сейчас, а заказчик рассчитывается после завершения этапа.
Учтите последствия существенного снижения цены. В конкурсах и аукционах по 44-ФЗ снижение на 25% и более от НМЦК включает антидемпинговые меры по статье 37. Порядок предоставления обеспечения зависит, в частности, от НМЦК и возможности подтвердить добросовестность. Для контрактов, подпадающих под части 1–2 этой статьи, выплата аванса не допускается. Это нужно учитывать в расчёте финансирования до подачи ценового предложения.
Утвердите нижнюю границу цены и передайте её сотруднику, который участвует в торгах. Если для победы требуется опуститься ниже неё, решение должно учитывать конкретную экономику контракта.
В «Адепт:Проект» можно рассчитать и проверить нормативную стоимость ПИР, учесть применяемые коэффициенты и сформировать тендерную цену. Сопоставление этого расчёта с трудозатратами команды, предложениями субподрядчиков и остальными расходами поможет руководителю определить обоснованную границу снижения.
